为认真贯彻落实全市困难职工建档工作会议精神，全面、准确、及时地掌握全区困难职工家庭的生活状况，不断提高困难职工精准帮扶工作水平，西湖区总工会通过“三项措施”切实加强和完善困难职工建档工作，确保把困难职工帮扶工作落到实处。
      一是配备人员，明确职责。区总工会确定1名工会帮扶系统管理员和3名资料档案审核员，其职责是做好本区困难职工档案信息采集、审核、录入、更改、整理、上报等工作，使该档案成为掌握困难职工群体状况、开展送温暖活动和帮扶救助、扶贫助困工作、推动解决困难问题的重要依据。
      二是认真摸底，全面建档。区总工会将利用2个月的时间，对全区困难职工档案进行全面摸底和详细调查，同时对已经脱贫脱困的职工进行清理，对死亡的职工进行注销，确保对每一名困难职工进行建档管理，并保证所有接受帮扶救助的职工都是工会帮扶管理系统内的在档职工。
      三是规范建档，动态管理。区总工会将根据摸底情况，对符合条件的困难职工入户走访，按照困难原因和程度进行分类建档立卡，对困难职工家庭发生变化的进行及时调整，做到能进能出，滚动建档，动态管理。同时根据帮扶救助情况，及时对困难职工档案和帮扶资金发放使用情况进行更新和查证。